Những mẹo viết email chuyên nghiệp dân văn phòng không thể không biết

Đã là một nhân viên văn phòng thì việc phải thường xuyên trao đổi công việc qua email là một điều vô cùng quen thuộc. Việc viết email tuy là điều tưởng chừng như đơn giản, dễ dàng nhưng đôi khi đây cũng là một điều thể hiện cho con người và phong cách làm việc của bạn. Vậy để có thể thực hiện 1 email với đầy đủ các nội dung, có hình thức chuyên nghiệp mà không mắc phải những sơ sót thông thường thì nội thất Govi xin gửi đến các bạn những mẹo viết email cơ bản sau đây.

Tiêu đề email cần ngắn gọn, rõ ràng

Khi nhận email thì điều đầu tiên mà người nhận luôn chú ý đến đó là tiêu đề của email. Để khiến người đọc có thể mở đọc ngay email của mình thì bạn nên để tiêu đề email ngắn gọn, súc tích và nêu lên được nội dung chính mà nội dung trong email đề cập. Tránh gửi email khi không có tiêu đề hoặc tiêu đề không rõ ràng, rõ ý vì nó sẽ khiến người nhận khó chịu.

Có lời chào đúng đối tượng

Khi viết và gửi email thì các bạn hãy có lời mở đầu là những câu chào đến với người nhận email của mình. Nhưng khi chào hỏi họ, chúng ta không nên dùng những từ ngữ biểu cảm, quá thân mật hằng ngày vì nó sẽ tạo cảm giác thiếu tôn trọng với người nhận, đặc biệt là với sếp hoặc đối tác của mình. Bạn cần phải hiểu rõ về vị trí, mối quan hệ nội dung cần truyền tải để sử dụng lời chào sao cho linh hoạt tới từng đối tượng khác nhau.

Chú ý nội dung bày email

Khi viết email thì các bạn cần phải viết đúng trọng tâm nội dung mà mình muốn trình bày, truyền tải cho người nhận. Một email chuyên nghiệp cần phải có đầy đủ 3 phần là mở bài, thân bài, kết bài. Trong đó, mở bài là phần mà bạn phải trình bày vấn đề rõ ràng, cụ thể. Thân bài là phần đề cập ý kiến, phương án giải quyết của bạn. Kết bài là phần yêu cầu được góp ý hoặc nhận được thư hồi đáp về vấn đề đang đề cập trong email.

Chú ý cách trình bày email

Một email hoàn chỉnh, chuyên nghiệp thì cần phải đảm bảo có cách trình bày đúng nguyên tắc, quy chuẩn viết email. Cụ thể là giữa cách phần của email cần phải để khoảng trống cách nhau một dòng sẽ giúp email trông thoáng rộng hơn và người đọc cũng dễ theo dõi nội dung hơn.

Đồng thời, trong email cũng chỉ nên sử dụng 1 font chữ, 1 – 2 size chữ, 1 – 2 màu chữ mà thôi. Không nên dùng những từ ngữ viết tắt, thiếu từ sưng hô, sử dụng dấu cách tùy tiện… 

Sử dụng email thành thạo là một kỹ năng thiết yếu đối với tất cả các nhân viên văn phòng hiện đại ngày nay. Do đó mà bạn hãy chú ý kiểm tra xem email của mình có còn thiếu sót hay sai lầm ở đâu không để có thể kịp thời chỉnh sửa để tạo nên một thói quen viết email chuyên nghiệp nhé.