Hướng dẫn xây chế độ phúc lợi cho nhân viên và cách hạch toán

Sự phát triển không ngừng nghỉ của xã hội hiện nay, chế độ phúc lợi cho nhân viên trở thành một bài toán khó cho doanh nghiệp nếu muốn giữ đội ngũ nhân viên tài năng. Những thay đổi trong xu hướng quản trị nhân sự đòi hỏi doanh nghiệp phải có chế độ đãi ngộ tốt, chạm đúng nhu cầu của nhân viên. Để giúp cho các nhà quản trị hiểu đúng về chế độ phúc lợi, bài viết này sẽ chia sẻ những thông tin cần thiết về cách xây dựng chế độ cho nhân viên.

Phúc lợi là gì? Vai trò phúc lợi đối với nhân viên

Phúc lợi được hiểu là các loại bảo hiểm, chính sách liên quan đến sức khỏe, sự an toàn và các chế độ đãi ngộ. Bên cạnh các quyền lợi nhân viên được hưởng theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp thường xây dựng thêm các chính sách đãi ngộ riêng phù hợp với quy mô, văn hóa và khả năng tài chính của họ.

Những phúc lợi cơ bản mà bất cứ tổ chức nào cũng phải đáp ứng là bảo hiểm xã hội, trợ cấp thất nghiệp, bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn. Ngoài những chính sách phúc lợi trên, doanh nghiệp cũng có thể xây dựng chế độ phúc lợi cho nhân viên riêng như thưởng quý, thưởng năm, tăng lương,…

Nhân viên khi nhận được các khoản phúc lợi từ doanh nghiệp sẽ cảm thấy hào hứng và muốn làm việc hơn. Bởi khi này họ cảm thấy công sức làm việc của bản thân được doanh nghiệp công nhận. Các doanh nghiệp có chế độ phúc lợi tốt sẽ thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Ngoài ra, chính sách đãi ngộ độc đáo còn ảnh hưởng tích cực đến hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có chính sách phúc lợi hấp dẫn luôn vượt mặt đối thủ trên các phương diện năng suất làm việc, hiệu quả tuyển dụng và tỷ lệ giữ chân nhân tài.

Tại sao doanh nghiệp cần xây dựng chế độ phúc lợi cho nhân viên?

Chế độ phúc lợi cho nhân viên mang tới nhiều lợi ích đáng kinh ngạc cho doanh nghiệp mà đôi khi các nhà quản trị không ngờ tới.

Doanh nghiệp có chế độ đãi ngộ tốt sẽ giữ chân được nhân tài, giảm tỷ lệ nghỉ việc. Chế độ phúc lợi là một trong những phương pháp tốt nhất để nâng cao sự gắn kết của nhân viên với doanh nghiệp. Khi nhận được sự quan tâm, đãi ngộ chu đáo, nhân viên sẽ gắn bó chặt chẽ với tổ chức hơn. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giữ chân được nhân viên giỏi một cách hiệu quả.

Thêm vào đó, khi người lao động được thỏa mãn về các nhu cầu của công việc, họ sẽ có thêm động lực để làm việc năng suất hơn. Khi có đủ các điều kiện cần thiết, họ không còn bị phân tâm bởi những vấn đề cá nhân như tài chính và tập trung toàn thể cho công việc. Tinh thần của nhân viên được thoải mái sẽ giúp cho họ làm việc hiệu quả và năng suất cao hơn.

Ngoài ra, chế độ đãi ngộ cũng là công cụ hiệu quả cho các nhà tuyển dụng trong việc thu hút nhân tài. Điều quan tâm hàng đầu của người ứng tuyển vào công ty luôn là lương bổng và các chính sách đãi ngộ. Bởi nó ảnh hưởng trực tiếp tới quyền lợi của họ. Bởi vậy, nếu có một chính sách đãi ngộ tốt, nó sẽ trở thành vũ khí cạnh tranh lớn của doanh nghiệp trên thị trường nhân lực.

Quỹ phúc lợi chi trả những gì cho nhân viên?

Quỹ phúc lợi là gì?

Mỗi doanh nghiệp sẽ có những quỹ phúc lợi riêng để hỗ trợ cho người lao động của mình trong các trường hợp đặc biệt. Quỹ phúc lợi thường được sử dụng trong các trường hợp sau:

• Dùng cho đám hiếu, đám hỷ của bản thân và gia đình của người lao động
• Dùng cho các kỳ nghỉ dưỡng, nghỉ mát cho người lao động
• Dùng cho các hoạt động công tác, đào tạo, training, bổ sung kiến thức và kỹ năng chuyên môn của người lao động
• Dùng để hỗ trợ gia đình của những người lao động phải chịu ảnh hưởng từ thiên tai, tai nạn,…
• Hỗ trợ đi lại những ngày lễ tết cùng một số khoản chi phí khác cho người lao động
• Dùng để thưởng cho nhân viên khi họ đạt được các mục tiêu lớn cho doanh nghiệp, nhân viên có đóng góp lâu dài cho doanh nghiệp

Các khoản quỹ phúc lợi cho nhân viên

Chế độ phúc lợi cho nhân viên có thể gồm 2 loại khoản quỹ phúc lợi như sau:

Quỹ phúc lợi bắt buộc là các phúc lợi cho nhân viên tối thiểu mà các doanh nghiệp phải đưa ra theo yêu cầu của pháp luật. Theo Luật lao động và Luật bảo hiểm xã hội, quỹ này bao gồm 5 loại bảo hiểm xã hội như trợ cấp ốm đau, tai nạn lao động, thai sản, hưu trí, tử tuất. Khoản phúc lợi này sẽ đảm bảo về vật chất và tinh thần cho người lao động khi gặp rủi ro lao động.

Quỹ phúc lợi tự nguyện: Bên cạnh các khoản phúc lợi bắt buộc, nhiều doanh nghiệp có khả năng kinh tế còn thể hiện sự quan tâm đến người lao động qua các quỹ phúc lợi tự nguyện. Một số phúc lợi tự nguyện để doanh nghiệp có thể áp dụng như chế độ thưởng, tăng lương hàng năm, nghỉ phép, du lịch, trợ cấp làm thêm giờ,… Tùy vào mỗi doanh nghiệp khác nhau sẽ có cách xây dựng chế độ phúc lợi tự nguyện khác nhau.

Ngoài ra, một số doanh nghiệp còn tạo ra nhiều khoản phúc lợi khác nữa tùy thuộc vào nhu cầu, đặc điểm của người lao động. Nhiều doanh nghiệp chú trọng chính sách phúc lợi cho nhân viên để nhân viên có thể làm việc tốt và hiệu quả hơn.

Phân biệt giữa quyền lợi và chế độ phúc lợi cho nhân viên

Quyền lợi và chế độ phúc lợi cho nhân viên đều là những khoản lợi ích mà nhân viên của doanh nghiệp đó có thể nhận được. Tuy nhiên, hai khoản lợi ích này lại khác nhau về mặt bản chất. Quyền lợi là những yêu cầu bắt buộc doanh nghiệp phải thực hiện, theo chế tài, theo quy định của Luật lao động.

Còn về chế độ phúc lợi là các chính sách phúc lợi của công ty do doanh nghiệp tự quy định, có phần linh hoạt hơn, tự thiết lập nhằm thu hút nhân tài cho riêng mình. Ranh giới phân biệt giữa hai khoản lợi ích cho nhân viên này chính là những chế tài liên quan tới pháp luật. Quyền lợi người lao động không thể thay đổi được, còn chế độ phúc lợi doanh nghiệp có thể thay đổi theo nhu cầu của chính doanh nghiệp.

Hướng dẫn về hạch toán chi phí phúc lợi của doanh nghiệp

Trước khi biết cách hạch toán chi phí phúc lợi, bạn cần biết chi phí phúc lợi là gì. Chi phí phúc lợi là các khoản chi nằm trong văn bản quy định được sử dụng quỹ phúc lợi của doanh nghiệp chi ra.

Trong năm, khi tạm trích lợi nhuận vào quỹ khen thưởng, kế toán sẽ hạch toán:

• Nợ TK 421 – LNST chưa phân phối
• Có TK 353 – Quỹ phúc lợi

Tới cuối năm, khi xác định được số tiền cho vào quỹ phúc lợi, kế toán hạch toán

• Nợ TK 421 – LNST chưa phân phối
• Có TK 353 – Quỹ phúc lợi

Khi doanh nghiệp tính thưởng cho người lao động trong doanh nghiệp, kế toán hạch toán

• Nợ TK 353 – Quỹ phúc lợi
• Có TK 334 – Phải trả người lao động

Khi sử dụng quỹ phúc lợi cho các khoản chi bắt buộc trong quỹ bằng tiền, kế toán hạch toán

• Nợ TK 353 – Quỹ phúc lợi
• Có TK 111,112

Vậy là chúng tôi vừa chia sẻ tới bạn đọc những thông tin hữu ích về chế độ phúc lợi cho nhân viên. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp nhà quản trị xây dựng được chính sách phúc lợi phù hợp cho doanh nghiệp mình.