Coworking space là gì? Lợi ích, mặt trái và lời khuyên trước khi thuê

Trong nhịp sống hiện đại, đặc biệt là tại các đô thị lớn, coworking space đang trở thành một lựa chọn làm việc phổ biến. Vậy coworking space là gì? Và tại sao mô hình này lại thu hút được nhiều người đến vậy? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về coworking space, những lợi ích mà nó mang lại cũng như những điều cần lưu ý trước khi quyết định thuê một không gian làm việc chung.

Tìm hiểu Coworking Space là gì?

Coworking Space là gì? – Hay còn được gọi là không gian làm việc chung, nơi mọi người có thể cùng nhau chia sẻ bàn làm việc, phòng họp và các tiện ích chung.

Hơn cả một không gian làm việc, Coworking space còn là một cộng đồng sáng tạo, nơi các ý tưởng được nuôi dưỡng và phát triển qua những buổi giao lưu, chia sẻ và hợp tác không ngừng.

Với đầy đủ tiện nghi như bàn làm việc hiện đại, phòng họp trang bị đầy đủ, khu vực thư giãn thoải mái và không gian chung sôi động. Coworking space mang đến một môi trường làm việc chuyên nghiệp nhưng vẫn ấm cúng và thân thiện.

Những giá trị mang lại của Coworking Space là gì?

Một nghiên cứu của Harvard Business Review đã chỉ ra rằng, 82% người làm việc tại coworking space cho biết họ đã mở rộng đáng kể mạng lưới mối quan hệ của mình. 83% cảm thấy bớt cô đơn và 89% cảm thấy hạnh phúc hơn mỗi ngày khi đến văn phòng.

Cụ thể, không gian làm việc Coworking Space mang đến những giá trị tuyệt vời sau:

Tính linh hoạt trong công việc

Trong thời đại toàn cầu hóa, việc các doanh nghiệp sở hữu nhiều văn phòng tại các địa điểm khác nhau là điều phổ biến. Tuy nhiên, khoảng cách địa lý đôi khi trở thành rào cản lớn trong việc tuyển dụng nhân tài. Để giải quyết vấn đề này, nhiều công ty đã tìm đến coworking space, một giải pháp linh hoạt giúp kết nối doanh nghiệp với ứng viên ở mọi nơi.

Thậm chí, một gã khổng lồ công nghệ như Microsoft cũng đã nhận ra tầm quan trọng của coworking space. Bằng cách đầu tư vào các không gian làm việc chung tại New York, Microsoft đã giúp nhân viên của mình tiết kiệm thời gian di chuyển, tăng cường sự kết nối và làm việc hiệu quả hơn.

Tiết kiệm chi phí hiệu quả cho doanh nghiệp

So với việc thuê một văn phòng riêng, coworking space giúp các doanh nghiệp tiết kiệm một khoản chi phí đáng kể.

Từ không gian làm việc hiện đại, phòng họp chuyên nghiệp, đến các dịch vụ tiện ích như in ấn, photocopy, Wi-Fi tốc độ cao, coworking space cung cấp tất cả những gì bạn cần mà không yêu cầu bạn phải đầu tư một khoản chi phí lớn.

Xây dựng tinh thần đồng đội

Freelancer hay làm việc từ xa thường phải đối mặt với cảm giác cô đơn khi làm việc một mình. Tuy nhiên, khi làm việc tại coworking space, dù không đến thường xuyên, bạn vẫn có cơ hội gặp gỡ nhiều người từ các công ty khác nhau, tăng cường sự tương tác và mở ra cơ hội hỗ trợ lẫn nhau.

Ngay cả khi bạn là người hướng nội và ít giao tiếp, môi trường này vẫn giúp bạn tìm thấy những người có chung sở thích và chí hướng.

Nâng cao hiệu quả năng suất và khơi dậy sự sáng tạo

Nghiên cứu cho thấy làm việc trong không gian coworking có thể tăng cường sự sáng tạo và hiệu quả so với các văn phòng truyền thống.

Văn phòng truyền thống tại nhiều công ty thường có không khí căng thẳng, điều này có thể cản trở khả năng sáng tạo và giảm năng suất làm việc. Sự khác biệt lớn nhất với coworking là mang phong cách trẻ trung và năng động hơn, giúp bạn cảm thấy thoải mái hơn và từ đó làm việc hiệu quả hơn.

Mở rộng mạng lưới kết nối hiệu quả

Coworking space là môi trường làm việc nơi nhiều công ty hoạt động cùng nhau, từ vài chục đến vài trăm doanh nghiệp. Khác với các văn phòng truyền thống, coworking yêu cầu chia sẻ các dịch vụ chung, tạo cơ hội gặp gỡ và giao lưu nhiều hơn. Đây không chỉ là cơ hội cho các cá nhân mở rộng mạng lưới kết nối, mà còn giúp các công ty xây dựng và phát triển các mối liên hệ kinh doanh mới.

Những hạn chế cần lưu ý khi thuê coworking space

Tuy coworking space mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng tồn tại một số mặt trái mà bạn cần cân nhắc:

Thiếu không gian riêng tư

Trong một môi trường làm việc mở, việc tìm một góc yên tĩnh để tập trung cao độ có thể khó khăn. Tiếng ồn từ các cuộc trò chuyện, tiếng gõ bàn phím có thể gây mất tập trung và ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

Dễ bị mất tập trung

Sự đa dạng của các hoạt động và người xung quanh có thể khiến bạn dễ bị phân tâm. Việc liên tục bị ngắt quãng có thể làm giảm năng suất làm việc.

Bảo mật thông tin

Trong một môi trường chia sẻ, việc bảo mật thông tin cá nhân và thông tin công ty là một vấn đề đáng quan tâm. Nguy cơ rò rỉ thông tin có thể xảy ra nếu không có biện pháp bảo mật thích hợp.

Chi phí ngầm

Ngoài phí thuê bàn làm việc, bạn có thể phải chi trả thêm cho các dịch vụ khác như in ấn, photocopy, sử dụng phòng họp, v.v. Nếu không quản lý tốt, chi phí này có thể vượt quá ngân sách dự kiến.

Thiếu sự ổn định

Nếu bạn đang tìm kiếm một không gian làm việc ổn định và lâu dài, coworking space có thể không phải là lựa chọn phù hợp. Việc thay đổi vị trí làm việc thường xuyên có thể gây ra sự bất tiện và ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

Ai nên lựa chọn coworking space?

Coworking space, với những ưu điểm linh hoạt, tiết kiệm chi phí và không gian làm việc hiện đại, đã trở thành lựa chọn hấp dẫn cho nhiều đối tượng. Tuy nhiên, không phải ai cũng phù hợp với mô hình này. Dưới đây là một số nhóm đối tượng thường lựa chọn coworking space:

• Các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn giảm chi phí, tối ưu hóa nhân sự và tận dụng tài nguyên có sẵn.
• Các giám đốc hoặc nhân viên thường xuyên đi công tác, làm việc từ xa hoặc mở rộng thị trường từ các địa phương khác.
• Cá nhân đang chuẩn bị hoặc mới thành lập doanh nghiệp và cần một không gian làm việc linh hoạt.
• Chuyên viên tư vấn hoặc nhóm dự án hoạt động độc lập, không gắn bó với văn phòng cố định.
• Các công ty nước ngoài cần không gian tạm thời để thăm dò thị trường hoặc đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam.
• Những người làm việc tự do trong lĩnh vực công nghệ như freelancer, SEO-er, chuyên gia marketing trực tuyến.

9 Lời khuyên thiết thực khi lựa chọn không gian làm việc chung Coworking Space

1. Đánh giá hiệu quả chi phí: Xem xét chi phí thuê và các khoản phí phát sinh để đảm bảo bạn nhận được giá trị tốt nhất cho số tiền bỏ ra.
2. Kiểm tra không gian và tiện nghi: Đảm bảo không gian làm việc phù hợp với nhu cầu của bạn và tòa nhà cung cấp các tiện ích cần thiết như phòng họp, khu vực nghỉ ngơi.
3. Đánh giá chức năng hỗ trợ công việc: Kiểm tra các công cụ và dịch vụ hỗ trợ công việc của bạn, chẳng hạn như máy in, phòng họp, và khu vực làm việc chung.
4. Đảm bảo kết nối internet ổn định: Internet nhanh và ổn định là yếu tố quan trọng để duy trì hiệu suất làm việc.
5. Xem xét hợp đồng thuê cẩn thận: Đọc kỹ các điều khoản trong hợp đồng để tránh những rủi ro không mong muốn và hiểu rõ quyền lợi của bạn.
6. Đánh giá không gian làm việc chung: Xem xét cách bố trí không gian làm việc chung và sự tương tác với các doanh nghiệp khác.
7. Lựa chọn vị trí phù hợp: Chọn coworking space có vị trí thuận tiện cho bạn và các đồng nghiệp, dễ tiếp cận và gần các tiện ích cần thiết.
8. Xác định giờ làm việc: Kiểm tra giờ hoạt động của văn phòng và đảm bảo chúng phù hợp với lịch làm việc của bạn.
9. Kiểm tra hệ thống an ninh: Đảm bảo rằng không gian làm việc có hệ thống an ninh hiệu quả để bảo vệ tài sản và thông tin cá nhân.

Tóm lại, coworking space là một lựa chọn tuyệt vời cho những ai muốn tìm kiếm một không gian làm việc linh hoạt, sáng tạo và cộng đồng. Tuy nhiên, để tận dụng tối đa những lợi ích mà coworking space mang lại, bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng về nhu cầu, ngân sách và những mặt trái tiềm ẩn.