Mẫu biên bản họp bầu chủ tịch hội đồng quản trị mới nhất

Việc lập biên bản họp bầu chủ tịch hội đồng quản trị là bước quan trọng, thể hiện tính minh bạch và hợp pháp trong quá trình ra quyết định của doanh nghiệp, đặc biệt là công ty cổ phần. Trong bài viết này, Govi Group sẽ giới thiệu mẫu biên bản họp bầu chủ tịch hội đồng quản trị mới nhất, giúp bạn dễ dàng áp dụng trong thực tiễn và đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành.

Chủ tịch hội đồng quản trị là gì? 

Chủ tịch Hội đồng quản trị giữ vai trò then chốt trong bộ máy quản trị của doanh nghiệp, là người điều phối hoạt động của Hội đồng quản trị và định hướng chiến lược phát triển chung.

Vị trí này được lựa chọn thông qua cuộc họp của Hội đồng quản trị, với quyền bầu, miễn nhiệm hoặc bãi nhiệm từ chính các thành viên trong hội đồng. 

Đáng lưu ý, theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 88 Luật Doanh nghiệp 2020, ở các công ty cổ phần và công ty đại chúng, Chủ tịch Hội đồng quản trị không được đồng thời đảm nhận chức vụ Giám đốc hoặc Tổng giám đốc nhằm đảm bảo tính minh bạch và phân tách quyền lực trong quản trị doanh nghiệp.

Tìm hiểu Bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị là gì?

Chủ tịch Hội đồng quản trị được bầu từ chính các thành viên trong Hội đồng quản trị thông qua hình thức biểu quyết nội bộ. Việc bầu Chủ tịch được thực hiện tại cuộc họp đầu tiên của Hội đồng quản trị, được tổ chức trong vòng 07 ngày làm việc kể từ ngày hoàn tất bầu cử Hội đồng quản trị.

Cuộc họp này sẽ do thành viên có số phiếu bầu cao nhất hoặc tỷ lệ phiếu cao nhất trong đợt bầu cử triệu tập và đảm nhận vai trò chủ trì. Trường hợp có nhiều thành viên có số phiếu hoặc tỷ lệ phiếu ngang nhau, thì Hội đồng sẽ tiến hành bầu chọn một người trong số đó theo nguyên tắc đa số để đứng ra triệu tập cuộc họp và điều hành việc bầu Chủ tịch.

Mẫu Biên bản họp Bầu Chủ tịch hội đồng quản trị mới nhất 2025

Biên bản cuộc họp bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị, cùng toàn bộ tài liệu liên quan được sử dụng trong quá trình bầu cử, phải được lưu giữ đầy đủ tại trụ sở chính của công ty để đảm bảo tính pháp lý và khả năng kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.

Biên bản phải được soạn thảo bằng tiếng Việt, và trong trường hợp cần thiết, có thể được lập thêm phiên bản tiếng nước ngoài. Cả hai bản đều có giá trị pháp lý ngang nhau. Tuy nhiên, nếu xảy ra mâu thuẫn hoặc khác biệt về nội dung giữa hai ngôn ngữ, thì bản tiếng Việt sẽ được ưu tiên áp dụng.

Tải ngay tại đây!

Nội dung bắt buộc cần có trong biên bản họp Bầu chủ tịch Hội đồng quản trị

Biên bản bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị cần bao gồm những thông tin quan trọng sau đây:

1. Thông tin cơ bản của công ty, bao gồm tên, địa chỉ trụ sở chính và mã số doanh nghiệp.
2. Thời gian và địa điểm tổ chức cuộc họp.
3. Mục đích, chương trình làm việc và các vấn đề được thảo luận trong cuộc họp.
4. Danh sách thành viên tham gia cuộc họp, gồm tên, người được ủy quyền và cách thức tham dự, cùng với các thành viên vắng mặt và lý do vắng mặt.
5. Nội dung thảo luận và kết quả biểu quyết, bao gồm các vấn đề đã được tranh luận và quyết định tại cuộc họp.
6. Tóm tắt ý kiến phát biểu của từng thành viên theo trình tự cuộc họp.
7. Kết quả biểu quyết, ghi rõ số phiếu tán thành, không tán thành và số người không có ý kiến.
8. Các vấn đề đã được thông qua, cùng với tỷ lệ biểu quyết tương ứng.
9. Chữ ký của Chủ tịch và người ghi biên bản, bao gồm trách nhiệm của người ký đối với tính chính xác của biên bản.

Trong trường hợp Chủ tịch hoặc người ghi biên bản từ chối ký, biên bản sẽ vẫn có hiệu lực nếu tất cả các thành viên còn lại đồng ý ký. Tuy nhiên, biên bản sẽ ghi rõ lý do từ chối ký của các cá nhân này. Chủ tịch và người ghi biên bản có trách nhiệm hoàn toàn về tính chính xác của biên bản, và nếu có thiệt hại xảy ra do từ chối ký, họ phải chịu trách nhiệm theo quy định của Luật Doanh Nghiệp, Điều lệ công ty và các quy định pháp lý khác.

Vai trò, quyền lực và nghĩa vụ của Chủ tịch HĐQT trong Doanh nghiệp

Chủ tịch Hội đồng quản trị là người giữ vai trò điều phối và lãnh đạo toàn diện hoạt động của Hội đồng quản trị. Người đảm nhiệm vị trí này có một loạt quyền hạn và nghĩa vụ quan trọng, bao gồm:

• Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của Hội đồng quản trị trong từng giai đoạn;
• Chuẩn bị nội dung, tài liệu liên quan đến các phiên họp; đồng thời là người triệu tập, điều hành và chủ trì các cuộc họp của Hội đồng quản trị;
• Tổ chức lấy ý kiến và thông qua các nghị quyết, quyết định quan trọng trong phạm vi thẩm quyền của Hội đồng quản trị;
• Theo dõi và giám sát việc thực hiện các nghị quyết đã được thông qua;
• Là người chủ trì các kỳ họp của Đại hội đồng cổ đông;
• Thực hiện các quyền và nghĩa vụ khác được quy định trong Luật Doanh nghiệp và Điều lệ của công ty.

Trong trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị không thể tiếp tục đảm nhiệm chức vụ tạm thời hoặc vĩnh viễn, người này phải lập văn bản ủy quyền cho một thành viên khác trong Hội đồng thực hiện quyền và nghĩa vụ thay thế, theo đúng nguyên tắc do Điều lệ công ty quy định.

Nếu không có người được ủy quyền hoặc Chủ tịch thuộc vào các trường hợp mất khả năng hành vi dân sự, đang thi hành án, bị tạm giam, mất tích, tử vong hoặc bị cấm đảm nhiệm chức vụ theo phán quyết của Tòa án…, thì các thành viên còn lại trong Hội đồng sẽ tiến hành bầu ra một Chủ tịch tạm quyền theo nguyên tắc đa số phiếu thuận, và duy trì vị trí này cho đến khi Hội đồng có quyết định chính thức mới.

Điều kiện và tiêu chuẩn của một Chủ tịch HĐQT thành công

Để đảm nhiệm vai trò Chủ tịch Hội đồng quản trị, cá nhân được bầu cần đáp ứng một số tiêu chuẩn và điều kiện chặt chẽ, nhằm đảm bảo năng lực quản trị và tính minh bạch trong hoạt động điều hành doanh nghiệp.

Trước tiên, người giữ chức Chủ tịch HĐQT không được nằm trong danh sách các đối tượng bị cấm thành lập, quản lý doanh nghiệp theo quy định tại khoản 2 Điều 17 của Luật Doanh nghiệp 2020.

Ngoài ra, ứng viên phải có trình độ chuyên môn phù hợp và kinh nghiệm thực tiễn trong lĩnh vực quản trị hoặc ngành nghề mà công ty đang hoạt động. Việc là cổ đông của công ty không bắt buộc, trừ khi Điều lệ công ty có yêu cầu riêng.

Một thành viên Hội đồng quản trị có thể đồng thời tham gia quản trị ở nhiều công ty khác, nhưng với các doanh nghiệp nhà nước và công ty con của doanh nghiệp nhà nước, luật nghiêm cấm việc bổ nhiệm người có quan hệ gia đình gần gũi với Giám đốc, Tổng giám đốc hoặc những người giữ vai trò quản lý cấp cao khác trong hệ thống.

Đặc biệt, đối với những trường hợp được quy định tại điểm b khoản 1 Điều 137 Luật Doanh nghiệp 2020 (trừ khi pháp luật chứng khoán có quy định khác), Chủ tịch Hội đồng quản trị còn cần tuân thủ các điều kiện bổ sung như sau:

• Không được là nhân viên đang làm việc tại công ty, công ty mẹ hay công ty con; cũng như không từng làm việc tại các đơn vị này trong vòng 3 năm gần nhất;
• Không được nhận lương, thù lao từ công ty, ngoại trừ các khoản phụ cấp theo quy định cho thành viên HĐQT;
• Không có quan hệ hôn nhân hay huyết thống gần (vợ/chồng, cha mẹ, con, anh/chị/em ruột…) với cổ đông lớn hoặc thành viên ban lãnh đạo công ty và các công ty con;
• Không được trực tiếp hay gián tiếp nắm giữ từ 1% cổ phần có quyền biểu quyết trở lên;
• Không từng là thành viên HĐQT hoặc Ban kiểm soát trong ít nhất 5 năm gần nhất, ngoại trừ trường hợp được bầu lại liên tiếp hai nhiệm kỳ.

Việc lập biên bản họp bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị không chỉ là một thủ tục pháp lý quan trọng mà còn thể hiện tính minh bạch và trách nhiệm của Hội đồng quản trị trong công ty. Một biên bản chuẩn xác sẽ giúp ghi lại đầy đủ các quyết định, quá trình thảo luận và đảm bảo tính hợp pháp cho mọi cuộc họp. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã có cái nhìn rõ ràng hơn về mẫu biên bản họp bầu Chủ tịch HĐQT, cũng như các lưu ý cần thiết khi soạn thảo và thực hiện.

Hãy luôn nhớ rằng một biên bản chi tiết và chính xác không chỉ hỗ trợ quá trình quản lý công ty mà còn bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan. Đừng quên tham khảo mẫu biên bản mới nhất để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật và quy trình nội bộ của công ty.