Định biên nhân sự là gì? Mẫu định biên nhân sự đầy đủ

Định biên nhân sự chính là chìa khóa để tối ưu hóa nguồn lực nhân sự, đảm bảo hiệu quả làm việc và giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp. Việc xây dựng kế hoạch định biên chi tiết sẽ giúp bạn tránh tình trạng thiếu hoặc thừa nhân viên, từ đó nâng cao năng suất và cạnh tranh của doanh nghiệp.

Hiểu đúng về định biên nhân sự, khi nào và điều kiện gì để áp dụng hiệu quả

Định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự là quy trình hoạch định và phân bổ nhân lực sao cho phù hợp với nhu cầu công việc và các mục tiêu dài hạn của tổ chức. Quy trình này không chỉ dừng lại ở việc xác định số lượng nhân sự cần thiết, mà còn bao gồm việc xây dựng cơ cấu, xác định vai trò cụ thể và đảm bảo nguồn lực con người được khai thác hiệu quả nhất.

Hiểu một cách khác, định biên nhân sự là việc đồng bộ hóa tiềm năng con người với các chiến lược vận hành và phát triển của doanh nghiệp. Điều này giúp tổ chức không chỉ duy trì hoạt động ổn định mà còn linh hoạt ứng phó với những thay đổi, phát huy tối đa năng lực đội ngũ và tạo dấu ấn cạnh tranh trong ngành.

Nhờ quy trình này, doanh nghiệp có thể nhìn nhận rõ hơn về hiệu quả sử dụng nhân sự, loại bỏ những chi phí không đáng có, đồng thời xây dựng kế hoạch đào tạo hoặc tái cơ cấu nhân lực nhằm tối ưu hóa giá trị mang lại. Đây chính là nền tảng để doanh nghiệp quản lý nguồn lực một cách thông minh, bền vững và hiệu quả.

Những điều kiện cần có khi định biên nhân sự

Để thực hiện định biên nhân sự hiệu quả, các cơ quan và tổ chức cần đáp ứng các điều kiện sau:

Đối với cấp công ty

• Cần xây dựng một lộ trình phát triển dài hạn với tầm nhìn chiến lược rõ ràng, phản ánh được mục tiêu và giá trị cốt lõi của tổ chức.
• Lập kế hoạch kinh doanh chi tiết, trong đó bao gồm ngân sách được phân bổ hợp lý và các giải pháp dự phòng nhằm ứng phó linh hoạt trước những rủi ro tiềm ẩn.

Đối với cấp bộ phận

• Thiết lập hệ thống vị trí công việc cụ thể, bao gồm nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng cho từng vai trò.
• Phân tích chi tiết tần suất thực hiện các công việc, cùng với quy trình vận hành chuẩn để đảm bảo sự nhất quán và hiệu quả.
• Đặt ra các mục tiêu về năng lực cần đạt được cho mỗi vị trí, đồng thời ước tính các kết quả đầu ra một cách thực tế và phù hợp.
• Đánh giá mức độ ứng dụng công nghệ và tự động hóa trong từng nhiệm vụ, đồng thời đảm bảo hệ thống dữ liệu quản lý hỗ trợ tốt cho quy trình làm việc.

Vì sao nói Định biên nhân sự là yếu tố “sống còn” trong quản lý?

Việc định biên nhân sự giữ vị trí then chốt trong chiến lược quản trị và nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực con người của tổ chức. Đây là yếu tố nền tảng giúp doanh nghiệp đảm bảo sự cân đối, hợp lý trong cơ cấu nhân sự và phát triển bền vững. Dưới đây là những lý do thể hiện rõ vai trò không thể thiếu của định biên nhân sự:

Đem lại hiệu quả tối ưu trong việc quản lý chi phí nhân sự cho doanh nghiệp

Bằng cách xác định cụ thể số lượng và năng lực cần thiết của từng vị trí, định biên nhân sự đảm bảo doanh nghiệp duy trì đúng đội ngũ phù hợp. Điều này không chỉ loại bỏ tình trạng dư thừa hay thiếu hụt nhân lực mà còn giúp tiết kiệm các khoản chi phí lớn như tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân sự. Đồng thời, nó ngăn chặn việc lãng phí nguồn lực, tạo điều kiện để tổ chức phân bổ tài nguyên một cách hiệu quả hơn.

Nâng cao năng suất làm việc đột phá

Khi tổ chức có một cơ cấu nhân sự hợp lý, phù hợp với yêu cầu công việc và khối lượng nhiệm vụ, nhân viên sẽ có điều kiện làm việc một cách suôn sẻ và hiệu quả hơn. Việc phân công công việc rõ ràng không chỉ tránh tình trạng chồng chéo mà còn giúp tối ưu hóa năng suất làm việc của từng cá nhân. Kết quả là, mức độ căng thẳng trong công việc giảm đi, đồng thời tạo ra một môi trường làm việc hài hòa và khuyến khích sự hài lòng của nhân viên.

Thích nghi nhanh chóng với nhu cầu phát triển của doanh nghiệp

Định biên nhân sự đóng vai trò nền tảng trong việc thúc đẩy cả chiến lược ngắn hạn lẫn dài hạn của doanh nghiệp. Khi tổ chức đối mặt với nhu cầu mở rộng hoặc phát triển, việc phân tích và bố trí đúng số lượng cùng loại hình nhân sự sẽ tạo điều kiện để thích nghi nhanh chóng và triển khai các kế hoạch một cách trơn tru, hiệu quả.

Quản lý rủi ro một cách toàn diện cho doanh nghiệp

Việc thiết lập số lượng và cơ cấu nhân sự hợp lý là chìa khóa để doanh nghiệp linh hoạt đối mặt với những biến động không lường trước, từ sự thay đổi trong thị trường, điều chỉnh chính sách lao động, đến sự biến động về nhu cầu sản phẩm hoặc dịch vụ. Một chiến lược định biên nhân sự hiệu quả không chỉ giúp hạn chế rủi ro như thiếu hụt kỹ năng, khan hiếm nguồn nhân lực, mà còn đảm bảo sự vận hành liên tục, giảm thiểu tác động tiêu cực đến các hoạt động kinh doanh quan trọng.

Tinh gọn và nâng cấp quy trình tuyển dụng cùng đào tạo nhân sự

Định biên nhân sự cho phép doanh nghiệp xác định một cách cụ thể những vị trí cần bổ sung cũng như các kỹ năng và năng lực mà từng vị trí yêu cầu. Quy trình này không chỉ giúp tối ưu hóa chất lượng tuyển dụng mà còn đảm bảo rằng nhân viên mới được trang bị đầy đủ để hòa nhập nhanh chóng với công việc và phù hợp với môi trường văn hóa của tổ chức.

Tạo dựng một môi trường làm việc minh bạch và hiệu quả nhất

Định biên nhân sự giúp doanh nghiệp hình dung một cách cụ thể cấu trúc tổ chức, làm rõ từng vai trò và nhiệm vụ của mỗi vị trí. Điều này không chỉ hạn chế các mâu thuẫn và xung đột trong công việc mà còn thúc đẩy sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban, đảm bảo hiệu quả công việc cao nhất.

Xây dựng hệ thống đánh giá nhân viên hiệu quả, tiến bộ

Khi doanh nghiệp có một kế hoạch định biên chi tiết, họ sẽ dễ dàng triển khai các chương trình đánh giá hiệu quả công việc và phát triển nhân viên một cách hợp lý, công bằng và minh bạch. Điều này không chỉ khuyến khích nhân viên nâng cao kỹ năng cá nhân mà còn thúc đẩy họ đóng góp nhiều hơn vào sự phát triển chung của tổ chức.

Các quy tắc “vàng” trong định biên nhân sự kèm ví dụ thực tiễn

Việc xây dựng định biên nhân sự có thể khác nhau tùy thuộc vào đặc thù của từng tổ chức. Tuy nhiên, để xác định định biên nhân sự một cách chính xác và hiệu quả, doanh nghiệp cần áp dụng linh hoạt các nguyên tắc phù hợp dưới đây:

Nguyên tắc 1: Tỷ lệ tương quan, cơ sở vững chắc cho quản trị nhân sự

• Mức thay đổi về nhân sự hàng năm cần được điều chỉnh phù hợp với sự biến động của doanh thu.

Chẳng hạn, nếu doanh thu tăng 30%, việc bổ sung nhân sự có thể ở mức khoảng 20% để duy trì hiệu suất mà không gây lãng phí nguồn lực.

• Sự cân đối giữa các nhóm vị trí trong tổ chức cũng đóng vai trò quan trọng.

Cụ thể, nhóm nhân sự trực tiếp (như kinh doanh và sản xuất) nên chiếm 65%, trong khi nhóm gián tiếp chiếm khoảng 35%. Tương tự, tỷ lệ giữa quản lý và nhân viên được duy trì ở mức 15% và 85% để đảm bảo sự vận hành hiệu quả.

• Ngoài ra, nguồn ngân sách dành cho các nhóm nhân sự cần được phân bổ một cách hợp lý.

Ví dụ, tỷ lệ chi phí trên doanh thu duy trì ở mức 78%, trong đó quỹ lương dành cho quản lý và nhân viên có thể được cân đối trong khoảng từ 22% đến 78% để đáp ứng nhu cầu hoạt động và phát triển.

Nguyên tắc 2: Định mức lao động, áp dụng để xây dựng đội ngũ hợp lý

• Dựa trên khối lượng công việc: Phương pháp này áp dụng cho các nhiệm vụ liên quan trực tiếp đến sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, nơi định mức lao động được điều chỉnh dựa trên kỹ năng và mức độ thành thạo của người lao động.

Chẳng hạn, mỗi công nhân có thể hoàn thành 30 sản phẩm trong một ca làm việc, hoặc một dây chuyền sản xuất với nhóm lao động có thể tạo ra 100 sản phẩm mỗi ca; nhân viên dịch vụ có thể phục vụ 15 khách hàng mỗi ngày.

• Dựa trên chỉ số hiệu suất: Được áp dụng chủ yếu cho các bộ phận kinh doanh, cách này tập trung vào các chỉ tiêu như doanh thu hoặc số lượng khách hàng đạt được trong năm.
• Dựa trên quy trình thao tác chuyên môn: Phương pháp này căn cứ vào khối lượng công việc hoàn thành theo từng chứng từ, báo cáo hoặc giao dịch, cũng như tần suất thực hiện các nhiệm vụ đó trong một năm.

Ví dụ, nhân viên có thể hoàn thành một số lượng giao dịch nhất định mỗi ngày.

• Dựa trên đối tượng phục vụ: Thường áp dụng cho các bộ phận gián tiếp, nơi định mức được xác định dựa trên số lượng đối tượng mà nhân viên cần hỗ trợ hoặc phục vụ.

Nguyên tắc 3: Tần suất và thời lượng, chìa khóa để định biên nhân sự khoa học

Nguyên tắc này được áp dụng dựa trên sự phân bổ hợp lý giữa cơ cấu chức danh và thời gian hoàn thành từng nhiệm vụ cụ thể. Điều này đảm bảo mỗi vị trí trong tổ chức có thể thực hiện công việc một cách hiệu quả, phù hợp với khối lượng và yêu cầu đặt ra.

Chẳng hạn, với vai trò kế toán chi phí, các nhiệm vụ cần được thực hiện như sau:

• Xử lý và kiểm tra 100 chứng từ mỗi ngày, bao gồm hạch toán và thanh toán.
• Chuẩn bị báo cáo chi phí chi tiết vào cuối mỗi tháng.
• Phối hợp và làm việc với cơ quan thanh tra thuế theo lịch trình mỗi quý.
• Hoàn thiện toàn bộ chứng từ thanh toán, bao gồm hóa đơn và biên bản nghiệm thu, vào thời điểm cuối năm.

Việc áp dụng nguyên tắc này giúp đảm bảo công việc được phân phối rõ ràng và hoàn thành đúng hạn, tạo điều kiện tối ưu hóa năng suất cho từng vị trí.

Làm thế nào để tính định biên nhân sự hiệu quả?

Định biên nhân sự không có một công thức cố định, mà phụ thuộc vào việc áp dụng linh hoạt các nguyên tắc đã nêu để xác định số lượng nhân sự phù hợp.

Ví dụ minh họa cụ thể:

Giả sử một cửa hàng hoạt động liên tục 8 giờ mỗi ngày, bao gồm cả ngày thường, chủ nhật và các ngày lễ, với nhu cầu duy trì 1 ca làm việc/ngày.

• Theo quy định của Luật Lao động, một nhân viên có tổng cộng 88 ngày nghỉ trong năm, bao gồm 52 ngày chủ nhật, 12 ngày phép, và 24 ngày nghỉ bù cho 8 ngày lễ. Như vậy, một nhân viên chỉ có thể làm việc 277 ngày/năm (365 ngày – 88 ngày nghỉ).
• Để đảm bảo hoạt động liên tục, cửa hàng cần tuyển nhân sự với hệ số bù trừ, tính bằng cách chia số ngày cửa hàng hoạt động (365 ngày) cho số ngày công thực tế của một nhân viên (277 ngày): 365/277 ≈ 1.32 nhân viên/ca.

Nếu cửa hàng quyết định cho nhân viên nghỉ thêm nửa ngày vào thứ Bảy hàng tuần, số ngày làm việc thực tế của nhân viên sẽ giảm xuống còn 251 ngày/năm. Khi đó, hệ số bù trừ sẽ tăng lên: 365/251 ≈ 1.45 nhân viên/ca.

Từ đây, công thức tính số nhân viên cần thiết được rút ra như sau:

Số nhân viên cần tuyển = N × C × H

Trong đó:

• N: Số người cần thiết cho một ca làm việc.
• C: Số ca làm việc trong ngày.
• H: Hệ số bù trừ nhân sự (ví dụ: 1.32 hoặc 1.45 tùy vào điều kiện cụ thể).

Việc áp dụng linh hoạt công thức này sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo hiệu quả vận hành mà không lãng phí nguồn lực.

Mẫu định biên nhân sự chuẩn hóa giúp tối ưu hóa nguồn lực

• Mẫu định biên nhân sự số 1:

Tải ngay tại đây: Mẫu định biên nhân sự số 1

• Mẫu định biên nhân sự số 2:

Tải ngay tại đây: Mẫu định biên nhân sự số 2

Định biên nhân sự là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực, tăng cường hiệu quả hoạt động và đảm bảo sự phát triển bền vững. Việc áp dụng đúng phương pháp và mẫu định biên nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp quản lý nhân lực hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và nâng cao khả năng cạnh tranh. Mong rằng bài viết này đã cung cấp thông tin hữu ích, hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng chiến lược nhân sự thành công.